Asistente Administrativo de Finanzas

Contexto Organizativo

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación contra mujeres y niñas; el empoderamiento de las mujeres; y la consecución de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad. 

El trabajo administrativo en los proyectos financiados por el Fondo para la Consolidación de la Paz (PBF) es esencial para asegurar una ejecución eficiente, transparente y oportuna, mediante el seguimiento de planes de trabajo, presupuestos, procesos operativos y reportes. Dos prioridades clave son: fortalecer la coordinación y el seguimiento de la implementación con los socios y actores territoriales, y garantizar una gestión administrativa y financiera efectiva que facilite el cumplimiento de resultados y objetivos del proyecto.

El/la Administrativo/a de Finanzas apoya directamente a la Project Manager del área de Mujer, Paz y Seguridad, realizando una variedad de procesos administrativos que garantizan alta calidad y precisión del trabajo. El/la Administrativo/a de finanzas adopta un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados y trabaja en estrecha colaboración con el personal del programa y del proyecto, así como con el equipo de operaciones para garantizar una prestación de servicios coherente.

Ámbito de Trabajo

1. Gestión Financiera y Presupuestaria:

• Preparar solicitudes de pago y revisión de documentación soporte.
• Recopilar y registrar archivo cronológico de planes de trabajo y presupuestos.
• Preparar cuadros comparativos de cotizaciones menores a USD 5,000.
• Proporcionar apoyo en la elaboración de reportes financieros internos (consolidación de gastos y ejecución presupuestaria).
• Proporcionar apoyo en la revisión preliminar de presupuestos de proyectos para verificar consistencia en cifras y documentación.
• Elaborar requisiciones y vouchers en sistema ERP (Quantum/Oracle Cloud).
• Mantener actualizado los inventarios de los proyectos del área.

2. Gestión Administrativa y Logística

• Proporcionar apoyo en trámites administrativos y logísticos de actividades de proyectos (viáticos, pasajes, transporte).
• Proporcionar apoyo en la organización de reuniones, talleres y capacitaciones.
• Mantener archivos y registros de correspondencia recibida y enviada.

 3. Gestión de Adquisiciones

• Apoyo en el seguimiento de procesos de adquisiciones menores a USD 5,000.00, que incluye: cotizaciones, registro de proveedores, cuadros comparativos, órdenes de compra, órdenes de compras exoneradas, de acuerdo a los techos estipulados de los flujogramas de procesos administrativos.
• Elaboración de requisiciones y vouchers en sistema contable Quantum/ERP
• Apoyo a requerimientos internos y externos relacionados con las actividades de las áreas programáticas vinculados con procesos de adquisición (Solicitud de Cotizaciones, Solicitud de Propuestas, Contrataciones Directas, Invitaciones a Proveedores, etc
• Preparar, elaborar y proporcionar apoyo en procesos de Mini-BIT realizados mediante LTAs, recopilando y registrando la documentación correspondiente
• Apoyar otras actividades inherentes al cargo.

4. Gestión de Información y Coordinación con Socios

• Mantener listado actualizado de contactos y socios.
• Proporcionar apoyo administrativo en el seguimiento de entregables de contrapartes.
• Proporcionar apoyo con la revisión presupuestarias y liquidaciones.
• Elaborar y registrar procedimientos de desembolso a socios.
• Mantener actualizado los inventarios de las contrapartes.

5. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Responsabilidades de supervisión/gestión: N/A.

Competencias