Digitalizador(a) de Datos – Proyecto “Honduras Produce Miel”

Solicitud de propuesta

SDP-HPM-08-2026

Términos de Referencia: Digitalizador(a) de Datos – Proyecto “Honduras Produce Miel”

Proyecto Heifer Internacional Honduras busca contratar a una persona natural como Digitalizador(a) de Datos, con sede en Siguatepeque, desde la firma del contrato hasta el 18 de diciembre de 2026.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Contratación de un prestador de servicios de un(a) Digitalizador(a) de Datos para la organización, control de calidad, digitalización y carga en CaptuData de la documentación del proyecto “Honduras Produce Miel”

I. Información general

El presente documento se genera con la necesidad de contratar un prestador de servicios para digitación de datos en el marco del proyecto “Honduras Produce Miel”. La ejecución de dicho proyecto está bajo la responsabilidad de Poryecto Heifer Internacional Honduras, quien en alianza con el Servicio Nacional de Emprendimiento y de Pequeños Negocios (SENPRENDE) llevaran a término.

Para el desarrollo de esta prestación de servicios, la persona seleccionada, en adelante “el prestador de servicios”, tendrá bajo su responsabilidad el desarrollo de tres funciones principales:

• Organizar y custodiar toda la documentación original de los emprendimientos a quienes se les brinda apoyo.

• Verificar la calidad y el llenado completo de los formatos establecidos por SENPRENDE para realizar capacitaciones, giras, prácticas de campo y entrega de recursos, incluidas colmenas e insumos.

• Preparar toda la documentación, escanearla y cargarla en la plataforma de monitoreo CaptuData con la que trabaja Heifer Honduras, para agilizar el registro y la disponibilidad de la información.

El presente documento detalla Los Términos de Referencia (TDR) que contiene; Los antecedentes, objetivos, alcance, entregables, perfil requerido, coherentes, bien estructurados y las condiciones de contratación del servicio.

Heifer Honduras anticipa la adjudicación de un (1) contrato de servicios profesionales. Los pagos correspondientes se realizarán contra la presentación y aprobación de los entregables establecidos en el contrato. Cada pago requerirá al menos cinco (5) días hábiles de procesamiento después de la aprobación del entregable por parte de Heifer Honduras.

II. Antecedentes

El Proyecto Heifer Internacional trabaja con comunidades y organizaciones rurales para contribuir a radicar el hambre y la pobreza de forma sostenible. Promueve sistemas alimentarios sostenibles, el cuidado del medio ambiente y la mejora de la calidad de vida de las familias y sus comunidades.

Proyecto Heifer Internacional trabaja en Honduras con familias productoras, organizaciones de productores, comunidades, sector público, empresa privada, cooperación internacional y academia. Lo hace bajo enfoques de fortalecimiento de cadenas de valor, equidad de género, integración generacional, resiliencia climática y desarrollo sostenible liderado localmente. Entre sus cadenas priorizadas están el café, el cacao, la ganadería y la apicultura.

El 9 de septiembre de 2026, Proyecto Heifer Internacional y SENPRENDE suscribieron el Convenio de Cooperación Interinstitucional y Ejecución de Fondos para el proyecto “Honduras Produce Miel”. El proyecto fortalece a 160 productores apícolas, organizados en 16 grupos de trabajo, en ocho (8) municipios de 4 departamentos:

Cada productor recibe capital semilla (8 colmenas, equipo de protección y herramientas de extracción), asistencia técnica especializada y fortalecimiento empresarial. En total se entregarán 1,280 colmenas.

El Convenio obliga a Heifer Honduras, como ejecutor, a usar exclusivamente los formatos oficiales de SENPRENDE y a mantener un registro actualizado, ordenado y veraz de cada uno de los beneficiarios. También le exige entregar a SENPRENDE los expedientes, registros, bases de datos y documentación original al cierre del proyecto. Esa documentación sustenta los informes de avance, la liquidación de fondos y la medición de indicadores.

El volumen de documentos que generan las capacitaciones, giras, prácticas de campo y entregas en los 8 municipios requiere una persona dedicada a su control de calidad, custodia y digitalización. Por ello, Heifer Honduras lanza la presente convocatoria.

III. Propósito y objetivos

a) Objetivo general

Garantizar que la documentación del proyecto “Honduras Produce Miel” esté completa, verificada, custodiada y disponible en formato digital en la plataforma de monitoreo CaptuData. Así se sustentaran el registro de beneficiarios, el monitoreo de indicadores, los informes a SENPRENDE y la liquidación de fondos correspondientes.

b) Objetivos específicos

1. Organizar y custodiar el archivo físico en original de los 160 emprendimientos y de las actividades del proyecto, con un inventario documental actualizado.

2. Verificar la calidad, la consistencia y el llenado completo de los formatos de SENPRENDE antes de su digitalización, y gestionar la corrección de los documentos observados.

3. Escanear la documentación verificada y cargarla en CaptuData, vinculada al código único de cada productor, de forma oportuna.

4. Generar reportes periódicos del estado de la documentación que alimenten el monitoreo, los informes de avance y el cierre del proyecto.

IV. Alcance del servicio y actividades

El prestador de servicios recibirá la documentación que generan los técnicos de campo, verificará su calidad, la digitalizará y la custodiará hasta su entrega final.

Volumen estimado de documentación

Flujo de trabajo

5. Recibir la documentación de los técnicos de campo y registrar su ingreso (fecha, municipio, grupo, tipo de documento).

6. Verificar cada formato contra la lista de control de calidad.

7. Devolver los documentos con observaciones y dar seguimiento hasta que se subsanen.

8. Escanear la documentación aprobada y nombrar cada archivo con la nomenclatura acordada.

9. Cargar los archivos en la plataforma CaptuData, vinculados al código único del productor o de la actividad.

10. Archivar el original en el expediente físico que le corresponde y actualizar el inventario.

a) Organización y custodia de la documentación original

• Crear y mantener un expediente físico por productor y una carpeta por grupo o Escuela de Campo (ECA), ordenados por departamento, municipio y grupo.

• Llevar un inventario documental y un registro de entradas, salidas y préstamos de documentos.

• Resguardar los documentos originales en un espacio seguro y con llave, y evitar su pérdida, deterioro o acceso no autorizado.

• Preparar la documentación original para su entrega a SENPRENDE al cierre del proyecto, conforme al Convenio.

b) Verificación de calidad de los formatos

• Usar únicamente los formatos oficiales de SENPRENDE, sin modificarlos.

• Verificar en cada formato que:

  • Todos los campos estén completos y legibles

  • Que tenga firmas o huellas, fechas y lugar

  • Nombre, el número de identidad y el código único coincidan con el registro del productor;

  • Las cantidades entregadas (colmenas, equipo, insumos) coincidan con lo programado.

• Verificar que los expedientes cumplan los requisitos documentales del Convenio: Los beneficiarios de 21 años o más y documentación completa para la validación de SENPRENDE.

• Reportar la composición por sexo de los beneficiarios registrados frente a la meta del Convenio (45% mujeres y 55% hombres).

• Generar una matriz de control que detalle la calidad con las observaciones, el responsable de la corrección y la fecha en que se subsanó.

• Informar de inmediato a la supervisión sobre cualquier inconsistencia que pueda indicar un riesgo o una irregularidad.

c) Digitalización y carga en CaptuData

• Deberá escanear todos los documentos en PDF, a una resolución mínima de 300 dpi, legibles y completos.

• Cargar cada documento en CaptuData en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles después de que haya sido aprobado.

• Mantener una copia de respaldo digital ordenada, en la ubicación que Heifer indique.

• Coordinar con el equipo de monitoreo y evaluación de Heifer Honduras la validación de la información cargada en CaptuData.

d) Reportes

• Reportar semanalmente a la supervisión el avance, sobre: Documentos recibidos, observados, corregidos, digitalizados y cargados en el sistema.

• Apoyar con la documentación de soporte que requieran los informes a SENPRENDE, la medición de indicadores y la liquidación del proyecto.

V. Sede, lugar de trabajo y duración

Sede: Se desarrollará en Siguatepeque, Comayagua, por su cercanía con la mayoría de las zonas de intervención del proyecto.

Zonas de influencia: Se considera los ocho (8) municipios del proyecto en Comayagua, Intibucá, La Paz y Olancho. El prestador de servicios podrá desplazarse ocasionalmente a estas zonas para recibir documentación, subsanar observaciones con los técnicos de campo y/o apoyar la documentación de entregas, siempre en coordinación con la supervisión.

Duración: Comenzará desde la firma del contrato, prevista para el 23 de noviembre de 2026, hasta el 18 de diciembre de 2026.

VI. Entregables y forma de pago

El servicio tiene considerados dos entregables, los cuales será pagados al tener la aprobación correspondiente: Primer pago será del 40% con el primer entregable (4 de diciembre) y el segundo pago será del 60% con la presentación del informe final (18 de diciembre de 2026).

Cada entregable incluirá, como mínimo, los siguientes datos de avance:

• Documentos recibidos, observados, corregidos, digitalizados y cargados, por cada municipio y tipo de formato;

• Porcentaje de expedientes sobre los 160 productores que estén completos

• Porcentaje de documentos aprobados en la primera revisión;

• Composición por sexo de los beneficiarios registrados;

• Pendientes, riesgos y acciones propuestas.

Forma de pago

Los pagos se realizarán contra la presentación de cada entregable, una vez que la supervisión técnica lo haya revisado y aprobado (sección VII). Los pagos están sujetos a las retenciones de ley vigentes y requieren la factura correspondiente, autorizada por el Servicio de Administración de Rentas (SAR).

Los honorarios propuestos deben incluir todos los costos del servicio. Esto incluye transporte, alimentación, hospedaje, comunicación, equipo y materiales, salvo que se acuerde otra disposición por escrito.

VII. Relación, supervisión y recursos

Supervisión técnica. El Coordinador del Proyecto de Heifer Honduras supervisará el servicio, revisará y aprobará cada uno de los entregables y validará la información cargada en CaptuData. Esta acción se realizara en coordinación con el Coordinador de MELS y con el Gerente de Proyectos Especiales.

Coordinación operativa. El prestador de servicios coordinará directamente con los técnicos de campo del proyecto la recepción de documentos y la corrección de observaciones. Según las actividades, también coordinará con las áreas de administración, adquisiciones y comunicaciones y con las oficinas zonales de Heifer.

Comunicación. Las partes acordarán un mecanismo de comunicación fluida. El prestador de servicios mantendrá informada a la supervisión sobre el avance, de las dificultades, las necesidades de información y los próximos pasos a seguir.

Recursos que facilita Proyecto Heifer Internacional:

• Facilitará un usuario de acceso a la plataforma de CaptuData e inducción en su uso y en el código único de productores.
• Entregará los formatos oficiales de SENPRENDE y lineamientos de monitoreo del proyecto.
• Espacio de trabajo y de archivo en sus oficinas, si existe disponibilidad;
• Escáner.

Recursos a cargo del prestador de servicios, salvo acuerdo distinto por escrito:

• Computadora portátil,
• Materiales de oficina y archivo,
• Transporte, alimentación y hospedaje para sus desplazamientos.

VIII. Perfil requerido

Formación académica

• Título de educación media (bachillerato o perito) en computación, informática, administración, contaduría o áreas afines.

• Se valorarán estudios universitarios, completos o en curso, en informática, administración, estadística o áreas afines.

Experiencia Requerida

• Al menos dos (2) años de experiencia en digitación de datos, gestión documental, archivo o administración de bases de datos.

• Experiencia deseable en proyectos de desarrollo, ONG, cooperación o programas de gobierno con beneficiarios.

• Experiencia deseable en verificación de expedientes o documentación de soporte para liquidaciones.

Conocimientos y habilidades

• Manejo de Microsoft Word y Excel a nivel intermedio o avanzado.

• Manejo de escáner, conversión y organización de archivos PDF y almacenamiento en la nube.

• Deseable: Manejo de plataformas de captura y monitoreo de datos (CaptuData, KoboToolbox, ODK, Survey123 u otras).

• Alta atención al detalle, ser ordenado (a) y tener capacidad de organización.

• Discreción y ética en el manejo de información personal y confidencial.

• Mantener buena comunicación para coordinar con técnicos de campo y productores.

Otros requisitos

• Preferiblemente residir en Siguatepeque o en sus alrededores.

• Disponibilidad para desplazarse ocasionalmente a los municipios del proyecto.

• Estar inscrito en el Servicio de Administración de Rentas (SAR) con Registro Tributario Nacional (RTN) vigente y poder emitir factura por servicios profesionales.

• No tener conflicto de interés con los beneficiarios del proyecto ni con el personal de Heifer o de SENPRENDE.

IX. Propiedad de la información y propiedad intelectual

a) Datos y expedientes de beneficiarios. Según la Cláusula Octava del Convenio, los datos, registros y expedientes de beneficiarios generados durante el proyecto serán propiedad de SENPRENDE. Heifer Honduras los custodia y los entrega a SENPRENDE al cierre del proyecto. El prestador de servicios no adquiere ningún derecho sobre ellos y deberá entregarlos completos, en documento físico y en respaldo digital, al terminar el contrato.

b) Formatos y metodología de SENPRENDE. Los formatos, instrumentos y metodología entregados por SENPRENDE son de su propiedad exclusiva. El prestador de servicios los usará únicamente para los fines del contrato y no podrá modificarlos.

c) Producto del trabajo. Sin perjuicio de los incisos anteriores, toda propiedad intelectual desarrollada total o parcialmente por el prestador de servicios en relación con este servicio será propiedad exclusiva de Proyecto Heifer Internacional. Esto incluye informes, protocolos, matrices, bases de datos, inventarios y demás productos (en adelante, el “Producto del Trabajo”). A solicitud de Proyecto Heifer Internacional, el prestador de servicios firmará los documentos necesarios para confirmar esa titularidad.

d) Propiedad intelectual previa. La propiedad intelectual que cada parte posea antes de la firma del contrato seguirá siendo suya. Si el Producto del Trabajo incluye propiedad intelectual previa del prestador de servicios, este otorga a Proyecto Heifer Internacional una licencia permanente, no exclusiva, libre de regalías, mundial e irrevocable para usarla, copiarla, reproducirla, editarla y distribuirla como parte del Producto del Trabajo.

e) Obra por encargo. El Producto del Trabajo se considera una obra realizada por encargo de Heifer. En la medida en que algún derecho no corresponda a Proyecto Heifer Internacional por esa vía, el prestador de servicios se lo transfiere de forma irrevocable, exclusiva y a perpetuidad, y renuncia a sus derechos morales sobre él.

X. Confidencialidad y protección de datos personales

El prestador de servicios mantendrá estricta confidencialidad sobre toda la información institucional, técnica, financiera y personal a la que tenga acceso. En particular, la información personal de los beneficiarios (Cedula de identidad, datos de contacto, ubicación de apiarios, firmas e imágenes) se usará solo para los fines del proyecto. No podrá compartirse con terceros sin autorización de Proyecto Heifer Internacional y de SENPRENDE, conforme a la Cláusula Novena del Convenio y a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. El prestador de servicios firmará el compromiso de confidencialidad y privacidad de la información designado por Proyecto Heifer Internacional para este efecto.

Responsabilidades de El prestador de servicios que deberá cumplir:

• Guardar los originales bajo llave y no retirarlos del lugar de custodia sin registro;

• No conservar copias físicas o digitales en dispositivos personales después de la entrega final

• Proteger con contraseña los equipos y las cuentas que use para el servicio.

• informar de inmediato a Proyecto Heifer Internacional sobre cualquier pérdida, daño o acceso no autorizado a la información.

Esta obligación se mantiene vigente después de terminado el contrato.

XI. Normativa vigente y políticas institucionales

El prestador de servicios debe estar legalmente registrado para operar en Honduras y cumplir la legislación vigente. Esto incluye las obligaciones tributarias, laborales y de seguridad social que le correspondan.

Asimismo, deberá observar las políticas de Proyecto Heifer Internacional sobre ética, integridad, salvaguarda, confidencialidad, protección de datos, prevención de fraude y conflictos de interés. También deberá respetar las disposiciones de transparencia y anticorrupción del Convenio SENPRENDE–Proyecto Heifer Internacional.

Proyecto Heifer Internacional ofrece igualdad de oportunidades. Se considerará a todas las personas que cumplan con los requisitos, sin distinción de raza, religión, color, origen nacional, género, identidad de género, orientación sexual, edad, condición de discapacidad u otra condición protegida.

XII. Limitaciones

Esta Solicitud de Propuesta no compromete a Proyecto Heifer Internacional a adjudicar un contrato ni a pagar los costos de preparación de las propuestas. Proyecto Heifer Internacional se reserva el derecho de aceptar o rechazar, total o parcialmente y a su discreción, cualquier propuesta recibida.

XIII. Contenido de la propuesta

Las personas interesadas en participar deberán enviar a fanny.arias@heifer.org, en formato PDF, los siguientes documentos:

11. Carta de interés firmada, con la referencia de esta SDP.

12. Hoja de vida actualizada con al menos tres (3) referencias laborales verificables.

13. Propuesta técnica de un máximo de tres (3) páginas: Cómo organizaría el archivo, cómo verificaría la calidad de los formatos y cómo aseguraría la carga oportuna en la plataforma CaptuData.

14. Propuesta económica: Monto total del servicio en lempiras, que incluya todos los costos: honorarios y gastos requeridos para la prestación del servicio.

15. Copia del Documento Nacional de Identificación (DNI), del RTN y de la constancia de inscripción en el SAR.

16. Copia de los títulos académicos y de las constancias de experiencia.

17. Declaración de ausencia de conflicto de interés.

XIV. Criterios de selección

Proyecto Heifer Internacional firmará el contrato con el prestador de servicios, persona natural o jurídica, cuya mejor propuesta cumpla esta SDP y ofrezca la mejor relación entre calidad y costo.

El comité de selección podrá hacer una entrevista o una prueba práctica de verificación y digitación a las candidaturas mejor calificadas.

XV. Validez de las propuestas

Las propuestas permanecerán válidas durante 30 días a partir de la fecha límite de recepción. La validez incluye precios, condiciones y demás información presentada. Si la propuesta es seleccionada, su contenido y el proceso de negociación serán vinculantes para el contrato.

XVI. Proceso de adjudicación y mecanismo de contratación

Con base en los resultados del comité, Proyecto Heifer Internacional notificará al ofertante selecciona