TÉRMINOS DE REFERENCIA “DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES”

TÉRMINOS DE REFERENCIA

“DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES”

I. ANTECEDENTES

La institución busca modernizar la gestión de su archivo físico mediante la transformación de expedientes de afiliados a formatos digitales. Debido al volumen de información y la importancia de la agilidad operativa, se requiere una solución que no solo convierta el papel en imágenes, sino que clasifique, indexe y permita la consulta centralizada de los documentos a través de una plataforma tecnológica eficiente y segura.

II. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

Contratar un servicio especializado para la digitalización de expedientes institucionales, que incluya el procesamiento físico, la indexación de datos y el despliegue de una herramienta de consulta (Visor Web) que garantice el acceso oportuno y organizado a la información de los afiliados.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

El proveedor deberá realizar las siguientes actividades:

• Preparación de documentos: Clasificación, limpieza (retiro de grapas, clips) y ordenamiento de los expedientes.
• Digitalización y Captura: Escaneo de documentos con resolución mínima de 300 DPI en formatos PDF o TIFF.
• Indexación y Catalogación: Extracción de datos clave (ej. Nombre del afiliado, DNI, Tipo de documento) para facilitar la búsqueda.
• Control de Calidad: Verificación del 100% de las imágenes para asegurar legibilidad y correspondencia con el físico.
• Carga de Datos: Migración de las imágenes y metadatos al sistema de gestión documental o visor web propuesto.
• Logística de Expedientes: Coordinación para el manejo de documentos ya sea mediante trabajo en las instalaciones de la institución o traslado seguro a las oficinas del proveedor.

IV. RESULTADOS ESPERADOS

4.1 Digitalización de Archivos

• Expedientes digitalizados íntegramente y entregados en formato digital estándar.
• Metadatos asociados a cada documento para búsquedas precisas.
• Reportes de producción diaria/semanal del avance del proyecto.

4.2 Herramienta de Consulta (Visor Web)

• Plataforma accesible vía web con búsqueda por múltiples criterios (DNI, Nombre, Fecha).
• Visualizador de documentos integrado que permita rotar, hacer zoom y descargar archivos.
• Seguridad mediante perfiles de usuario y roles de acceso.

V. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS GENERALES

• Seguridad de la Información: Cumplimiento de políticas de confidencialidad y respaldo de datos.
• Infraestructura: Si la solución es en la nube (SaaS), debe garantizar alta disponibilidad; si es local, debe integrarse a los servidores de la institución.
• Trazabilidad: Bitácora de auditoría para saber qué usuario consultó o descargó qué documento.

VI. ENTREGABLES

1. Plan de trabajo y cronograma de implementación.
2. Unidades de almacenamiento con imágenes e índices.
3. Licenciamiento o acceso al Visor Web de consultas.
4. Manual de usuario y administrador del sistema.
5. Acta de finalización y devolución del archivo físico.

VII. CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN

• Capacidad Operativa: Cantidad de escáneres y personal disponible para cumplir los plazos.
• Funcionalidad del Visor: Facilidad de uso y rapidez en la respuesta de búsqueda.
• Experiencia: Proyectos similares de digitalización masiva documentados.
• Costo por Imagen/Expediente: Claridad en la estructura de precios.

VIII. PLAZO, MODALIDAD Y LUGAR DE LA CONSULTORÍA

• 8.1 Plazo de la contratación: La consultoría tendrá una duración mínima de 1 año y máxima de 3 años a partir de la firma del contrato, abierto a prórrogas si se justifican las mismas o por solicitud de un nuevo alcance, mismos que deberán ser legalmente presentados mediante adendas al contrato principal.
• 8.2 Modalidad de contratación: Se contratará bajo modalidad directa por servicios de consultoría
• 8.3 Lugar de trabajo: El lugar de trabajo será estipulado en el contrato, pudiendo ser en la oficina principal de Cooperativa Chorotega, o en las instalaciones previamente visitadas del proveedor.

IX. FORMA DE PAGO

• Se realizará el pago mensualmente de acuerdo con el % de avance de documentos digitalizados.

X. FORMAS DE APLICAR

• Los interesados deberán enviar sus propuestas técnicas y financieras al siguiente correo: aeuceda@chorotega.hn o de forma física a las instalaciones de Cooperativa Chorotega oficina principal a más tardar 10 de febrero de 2026.