Especialista en Adquisiciones y Contratos

Gestionar de manera eficiente, transparente y oportuna los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios de la organización, así como la elaboración, administración y seguimiento de los contratos derivados, asegurando el cumplimiento de las políticas internas, los requerimientos de los financiadores y el marco normativo vigente, bajo criterios de calidad, economía y gestión del riesgo.

Funciones principales

1. Gestión de procesos de adquisiciones

• Planificar y dar seguimiento al plan anual de adquisiciones en coordinación con las áreas solicitantes.
• Recibir, revisar y validar requisiciones y especificaciones técnicas de bienes, obras y servicios.
• Conducir los procesos de cotización, licitación y contratación conforme a los umbrales y procedimientos establecidos.
• Elaborar invitaciones, términos de referencia y pliegos de condiciones.
• Evaluar ofertas y elaborar cuadros comparativos y recomendaciones de adjudicación.

2. Gestión y administración de contratos

• Elaborar, revisar y tramitar contratos, órdenes de compra y adendas, en coordinación con el área legal.
• Dar seguimiento al cumplimiento de plazos, entregables, garantías y condiciones contractuales.
• Controlar la vigencia de los contratos y gestionar oportunamente sus renovaciones, modificaciones o cierres.
• Verificar la recepción de bienes y servicios y tramitar los pagos en coordinación con el área financiera.
• Atender incumplimientos y proponer acciones correctivas o sanciones cuando corresponda.

3. Gestión de proveedores

• Crear y mantener actualizado el registro y la base de datos de proveedores y contratistas.
• Evaluar el desempeño de los proveedores y su cumplimiento de requisitos legales y fiscales.
• Identificar nuevas alternativas de suministro que mejoren calidad, precio y tiempos de entrega.
• Negociar condiciones comerciales favorables para la organización.

4. Control interno, cumplimiento y documentación

• Verificar que los procesos de compra cumplan con las políticas internas, la normativa aplicable y los requisitos de los financiadores.
• Integrar y custodiar los expedientes físicos y digitales de cada proceso de adquisición y contrato.
• Apoyar los procesos de auditoría, atendiendo requerimientos de información y dando seguimiento a las recomendaciones.
• Proponer mejoras a las políticas, manuales y procedimientos de adquisiciones.

5. Reportes y coordinación

• Elaborar informes periódicos de procesos de adquisición, contratos vigentes, ejecución y compromisos.
• Coordinar con las áreas solicitantes, financiera, legal y de proyectos el avance de las compras y contrataciones.
• Mantener control presupuestario de las adquisiciones en conjunto con el área financiera.

Requisitos del puesto

Formación académica

• Licenciatura en Administración de Empresas, Derecho, Economía, Contaduría Pública, Ingeniería o carreras afines.
• Formación o certificación en contrataciones, compras públicas o gestión de la cadena de suministro (deseable).

Experiencia

• Experiencia mínima de 2 años en procesos de adquisiciones, compras o contrataciones.
• Experiencia en elaboración y administración de contratos y órdenes de compra.
• Experiencia en gestión de proveedores (preferible en sector financiero, cooperativo o de proyectos de desarrollo).

Conocimientos técnicos

• Procedimientos de adquisiciones, licitación, cotización y contratación de bienes, obras y servicios.
• Legislación y normativa aplicable a contratos y compras, y políticas de financiadores.
• Elaboración de términos de referencia, pliegos de condiciones y contratos.
• Evaluación de ofertas, negociación y análisis de costos.
• Excel intermedio-avanzado y manejo de sistemas de información administrativa y financiera.
• Control de expedientes y gestión documental.

Competencias

• Integridad, transparencia y confidencialidad.
• Capacidad de negociación y orientación a resultados.
• Organización, atención al detalle y control de plazos.
• Redacción clara y comunicación efectiva.
• Trabajo en equipo y gestión del tiempo bajo presión.

Condiciones deseables (opcionales)

• Experiencia en proyectos financiados por organismos de cooperación o donantes.
• Conocimiento de planificación de compras y gestión de inventarios.
• Manejo de herramientas digitales de gestión de contratos y compras en línea.

 Productos esperados del puesto

• Plan anual de adquisiciones actualizado y ejecutado según lo programado.
• Procesos de compra y contratación realizados en tiempo y forma, con expedientes completos.
• Contratos vigentes controlados, con seguimiento a entregables y garantías.
• Registro de proveedores depurado y evaluado.
• Informes periódicos de adquisiciones y contratos.