Servicio de Alojamiento y Eventos

HUMANITY & INCLUSION

TERMINOS DE REFERENCIA - SERVICIOS

ADJUDICACIÓN DE ACUERDO MARCO PARA LA ADQUISICIÓN DE SERVICIO DE ALOJAMIENTO Y EVENTOS A NIVEL NACIONAL

1. Contexto

Nombre: Asociación Hándicap International

Dirección: Torre Empresarial el parque, 6to piso oficina No.4, SPS, CR,HN

Website: www.hi.org

Humanity & Inclusion (HI) es una organización de solidaridad internacional, no gubernamental, independiente e imparcial, fundada en 1982, que trabaja junto a personas con discapacidad y poblaciones en situación de vulnerabilidad en contextos de pobreza, exclusión, crisis y emergencias. HI está presente en más de 60 países y actúa en sectores como salud, protección, inclusión social y económica, gestión inclusiva del riesgo de desastres y acción humanitaria.

En Centroamérica, HI implementó varios contratos entre 1999 y 2010, en las áreas de rehabilitación basada en la comunidad (RBC), educación inclusiva, detección temprana, inclusión de personas con discapacidad en la gestión inclusiva del riesgo de desastres. En ese momento existía un programa regional para Centroamérica, con operaciones en Honduras, Nicaragua y El Salvador. Respondiendo a decisiones estratégicas, en 2010 el programa en CA cerró sus operaciones. En 2021, tras un análisis de necesidades, HI decidió reabrir sus operaciones en Centroamérica y en 2024 abrió su primera oficina en Honduras, desde donde se han liderado acciones tanto en El Salvador como en Guatemala. Las operaciones de HI en la región centroamericana están centradas en: protección, la respuesta de emergencia, el apoyo a las personas en situación de vulnerabilidad, salud, entre otros.

HI América Latina y el Caribe está consolidando su intervención en Honduras. Desde enero del 2023, HI implementó un proyecto de asistencia técnica que se centra en la Acción Humanitaria Inclusiva, en consorcio con Acción Contra el Hambre (ACF por sus siglas en francés) y el Consejo Noruego para Refugiados (NRC por sus siglas en inglés) en el triángulo norte de CA (Honduras, Guatemala y El Salvador) cuya ejecución terminó en 2025. En 2024 y 2025 se ejecutó otro proyecto de protección y apoyo a personas desplazadas por violencias en Honduras, junto a otro consorcio, esta vez, liderado por NRC, y en 2025 se comenzó un proyecto para el fortalecimiento de los Sistemas de Alerta Temprana y la Gestión Inclusiva de Riesgo a Desastres, liderado por Trócaire en Honduras y Guatemala. En 2026, HI América Latina y el Caribe está explorando nuevas oportunidades de financiación para seguir creciendo en el país. 

2. Descripción del contrato

El objetivo de los presentes términos de referencia es establecer un acuerdo marco para la adquisición de servicios de alojamiento y eventos requeridos por la organización a nivel nacional.

Condiciones económicas del acuerdo marco:

El acuerdo marco será firmado por un período inicial de un (1) año, con posibles prórrogas de hasta dos (2) periodos consecutivos adicionales igual a la inicial y/o hasta agotar el valor máximo de ejecución, previa evaluación de proveedor.

El acuerdo marco tendrá como posible fecha operacional de inicio el 01 de noviembre de 2026

3. Condiciones generales

Para presentar una oferta, los proponentes aceptan sin restricción las buenas prácticas comerciales de HI siendo estas la única base para el acuerdo marco, con independencia de sus propias condiciones, a las que renuncian por las presentes.

Los proponentes deben examinar cuidadosamente y cumplir con las instrucciones, formatos, clausulas y especificaciones mencionadas en este documento de participación.

Las fallas en la presentación de una oferta, como la presentación incompleta de información y documentación en la fecha de cierre pueden resultar en el rechazo de la oferta.

4. Cronograma de convocatoria

5. Elegibilidad y obligaciones

Podrán participaren el presente proceso de selección de proveedor las personas jurídicas legalmente constituidas según las disposiciones hondureñas, que dentro de su actividad comercial suministren servicios de alojamiento y eventos.

Requisitos y Habilitantes Técnicos

• El oferente debe acreditar que tiene en funcionamiento atención al cliente 24 horas al día durante siete (7) días a la semana, o servicio equivalente.

• RTN vigente.

Criterios de exclusión:

Los aplicantes u ofertantes pueden ser excluidos del proceso de selección y adjudicación del contrato en las siguientes condiciones:

Si se encuentran en bancarrota o sus activos están siendo liquidados; sus activos están siendo administrados por los tribunales; han entrado en un arreglo con los acreedores; han suspendido las actividades empresariales; o son objeto de procedimientos sobre estas materias o se encuentren en cualquier situación análoga derivada de un procedimiento similar previsto en la legislación o normativa nacional

Si están involucrados en situaciones concernientes a mala conducta profesional por un juzgado; Si han sido hallados culpables de mala conducta profesional grave probada por cualquier medio que pueda ser justificado por las autoridades.

Si no cumplen con sus obligaciones relacionadas a los pagos de seguridad social o impuestos de acuerdo con la normatividad legal del país en donde este establecido.

Si han sido condenados con fuerza de cosa juzgada por fraude, corrupción, participación en organización criminal o cualquier otra actividad ilícita en perjuicio de los intereses económicos de las Comunidades.

Si, a raíz de otro procedimiento de contratación o de concesión de una subvención financiada con cargo al presupuesto comunitario, se hubiere hallado una falta grave por incumplimiento de sus obligaciones contractuales.

En adición, el contrato no deberá ser adjudicado a aplicantes u ofertantes que durante el proceso de compra:

Se encuentran en una posición de conflicto de intereses;

son culpables de tergiversación al proporcionar la información exigida por el poder adjudicador como condición para participar en el procedimiento de adjudicación, o no proporcionan esta información.

Por medio de la presentación del documento de participación - pliego de la licitación, debidamente rubricado y firmado, los ofertantes confirman que no están en ninguna de las situaciones anteriormente descritas y aceptan enviar a la Federación Hándicap internacional en un plazo de 7 días hábiles después de la recepción de alguna solicitud de documentos que la federación hándicap internacional considere necesario.

6. Servicio requerido
Ofrecer los servicios de alojamiento y de eventos de acuerdo con las necesidades y presupuesto indicado por HI.

• Ofrecer tarifas competitivas

• Realizar las reservas de alojamiento en línea y/o a través de los sistemas de reservas de los hoteles, en el mismo momento en que se recibe la solicitud por parte de HI y confirmar disponibilidad del hotel

• Emitir los váuchers o comprobantes de reserva.

• Gestionar los cambios y cancelaciones de reservas.

• Atender los requerimientos urgentes e imprevistos relacionados con las reservas en los días que sean requeridos en cualquier temporada, puentes o festivos (casos especiales por emergencia).

• Características de los Hoteles

  • Categoría: Cumplir con los estándares de estrellas

    • Ciudades principales hoteles de mínimo 3 estrellas.

    • Otras ciudades: hoteles de mínimo 3 estrellas.

  • Ubicación – geográfica

    • San Pedro Sula

    • Tegucigalpa

    • Santa Rosa de Copan

    • Gracias

    • Santa Barbara

Nota: El proponente puede presentar una propuesta con cobertura nacional o a una zona/ciudad/municipio puntual, favor indicar en la propuesta el alcance de su oferta.

• Servicios requeridos

*Se adjunta anexo 1 al final del documento

• Para proponentes con una oferta nacional

  • Tener acceso a un amplio portafolio de hoteles a nivel nacional.

  • Proceder con la debida diligencia y cuidado, para conseguir los precios más favorables del mercado para hospedaje y eventos. Para garantizar lo anterior HI podrá consultar los precios del mercado, y con tres veces que se compruebe que las reservas presentadas, superan dichos costos, podrá dar por terminado unilateralmente el acuerdo marco.

• Otorgar a HI los beneficios a que tenga derecho por volumen de facturación, los cuales especificará en su propuesta.

• Área de recepción para la atención de los huéspedes Brindar buen servicio al equipo de HI.

• Instalaciones adaptadas para alojamiento para personas con discapacidad (física, auditiva, visual, cognitiva y psicosocial)

• WI-FI con cobertura y capacidad suficiente para trabajar y atender llamadas virtuales

• Contar con comunicación interna local, nacional e internacional las 24 horas.

• Coworking (zona de trabajo), restaurante, área social etc.

• Transporte aeropuerto – hotel – aeropuerto (no indispensable, indicar si lo tiene)

• Garantizar la seguridad para los empleados que se alojan, entre otros, pero sin limité a elementos de seguridad de acuerdo con las normas de seguridad, buena iluminación, señalización, elementos de seguridad (mínimo: botiquín, camilla, extintores), personal capacitado para atender emergencias en el hotel y buen estado en las zonas verdes (si las tiene).

• Ascensores (si aplica según el tamaño de las instalaciones).

• Baños sociales en buenas condiciones y cumpliendo todos los protocolos de desinfección

• Dentro de las instalaciones del hotel, disponer de un espacio que preste el servicio de desayuno.

• Garantizar el personal para la atención de la cuenta corporativa

• Atención continua las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

• Personal para la asignación de reserva.

• Registrar las reservas en el mismo momento en que se recibe la solicitud y debe ser confirmada de acuerdo con la disponibilidad del hotel.

• Asegurar que la reserva confirmada es respetada.

• Realizar un control continuado del nivel de reservas admitido y previsible para tomar las medidas oportunas para garantizar el hospedaje de las personas a las que se les ha confirmado la reserva.

• Llevar control de ingresos y salidas de nuestro personal alojado.

• Presentar al empleado la cuenta detallada y clara del alojamiento.

• Hacer firmar la factura por el empleado en constancia de que está de acuerdo y conforme con el cobro.

• Garantizar el control del acceso al hotel y a las habitaciones.

7. Procedimiento de participación

• Solicitudes de aclaraciones o respuesta a preguntas

Si, HI por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de un solicitante, agrega o aclara información en del documento de participación, esta información se enviará por escrito y se compartirá con todos los demás solicitantes al mismo tiempo.

• Presentación de la oferta

Nota: El proponente puede presentar una propuesta con cobertura nacional o a una zona/ciudad/municipio puntual, favor indicar en la propuesta el alcance de su oferta.

La oferta presentada por el participante u ofertante deberá incluir:

• El presente documento de participación –rubricado y firmado

  • Formato solicitud de cotización

    • oferta técnica

    • oferta económica que incluya: El costo unitario de cada servicio.

En caso de que envíe la oferta en el modelo propio de su compañía, debe aparecer todo lo solicitado en el modelo antes mencionado.

Deberá ser enviado en documento no modificable PDF y con el nombre y firma de la empresa ofertante.

• RTN

  • Cedula de Representante legal

  • Cuenta bancaria a la cual se realizara transferencia en caso de ser seleccionado.

  • Certificaciones de experiencia en el sector

Idioma: todos los archivos deberán ser presentados en español.

Moneda: Todos los precios deben ser expresados en HNL, lempira hondureño.

Forma de pago:

• Forma de pago: El pago propuesto por HI será a 100% a crédito, 15 días fecha factura, una vez recibido a conformidad cada pedido realizado y amparado bajo orden de compra. Buenas prácticas comerciales: Se rubricarán en cada página y se firmarán, y se adjuntarán a la oferta.

• Vigencia de las ofertas: Las ofertas deberán tener una vigencia mínima dos (2) meses a partir de la fecha límite de recepción de ofertas. En el caso, en que el ofertante sea seleccionado para la adjudicación del contrato, la oferta deberá tener una vigencia durante la vigencia total del contrato adjudicado, teniendo en cuenta posibles prorrogas, permitiéndose únicamente incrementos anuales iguales al IPC. Al formular la oferta, el proponente deberá tener en cuenta todas las contribuciones fiscales y parafiscales (impuestos, tasas, contribuciones, etc.) establecidas por las diferentes autoridades nacionales, departamentales, distritales o municipales.

• Modificación o retiro de ofertas: Los ofertantes podrán modificar o retirar sus ofertas mediante notificación por escrito antes de la fecha límite de presentación de ofertas. No se podrán realizar modificaciones a las ofertas después de esta fecha. Los desistimientos serán firmes y definitivos y darán por terminada cualquier participación en el proceso.

• Gastos de preparación de ofertas: Ninguno de los gastos en que incurran los ofertantes en la preparación y presentación de sus ofertas será reembolsable. Todos estos costes correrán a cargo exclusivamente de los licitadores.

• Exclusión de Iva: Los ofertantes deben tener en cuenta que HI cuenta con exención de IVA para algunos presupuestos por lo cual en algunos meses se deberá facturar IVA y en otros no, dependiendo de los fondos con los que se hagan los pagos. Para dicha exención la organización le hará llegar al proveedor seleccionado los correspondientes soportes, cuando aplique.

8. Criterios de selección

• Comité de compras

• Se conformará un comité de selección integrado por un equipo de evaluación técnica, económica y comercial. Esta sesión de apertura se denominará etapa Administrativa en donde se revisará que las ofertas presentadas cuenten con toda la documentación requerirá. Es potestad del comité rechazar ofertas cuya documentación no este completa o correctamente diligenciada

• Durante las siguientes sesiones el comité procederá al estudio de las candidaturas y ofertas de cada uno de los ofertantes de conformidad con los criterios de selección y una escala de puntuación predefinida.

• Ganará el candidato que obtenga la mejor nota de puntuación general. Se procederá a la calificación considerando lo siguiente:

• HI se reserva el derecho de realizar adjudicaciones parciales y el derecho de negociar, aceptar o rechazar cualquier oferta o cotización a su sola discreción, y de continuar el diálogo competitivo para cualquier respuesta que considere ventajosa. HI no está obligado a aceptar los precios más bajos ni ninguna de las ofertas. Ninguna oferta podrá ser modificada después de la fecha límite para la presentación de ofertas.

• HI se reserva el derecho de elaborar una lista de proveedores preseleccionados. Luego se llevarán a cabo más discusiones y negociaciones con los proveedores preseleccionados.

• El contrato se adjudicará a la oferta que sea técnica y administrativamente conforme, pero también económicamente más competitiva, teniendo en cuenta la calidad de los servicios ofrecidos, el precio de la oferta y el coste total de adquisición.

El contrato se adjudicará a la oferta que sea técnica y administrativamente conforme.

En aras de la transparencia y la igualdad, el comité de evaluación podrá solicitar a los ofertantes, por escrito, que aclaren sus ofertas en el plazo de 24 horas, sin modificarlas. Ninguna de estas solicitudes de aclaración debe tener por objeto corregir errores u omisiones iniciales que afecten a la ejecución del contrato o menoscaben la competencia leal.

Los ofertantes serán notificados de los resultados por e-mail, como máximo 7 semanas después de la fecha límite de presentación de ofertas.

9. Cancelación del proceso de licitación

En caso de cancelación de un procedimiento de licitación, HI informará a los ofertantes. La cancelación podría ocurrir cuando:

1. El proceso de Licitación no ha sido exitoso.

2. Los parámetros económicos y técnicos del Proyecto fueron modificados sustancialmente;

3. Circunstancias excepcionales o de fuerza mayor que hacen la ejecución del Proyecto imposible;

4. Todas las ofertas técnicamente compatibles superan el presupuesto disponible

5. Han ocurrido irregularidades en el procedimiento, especialmente si estos han impedido la competencia leal

En ningún caso HI será responsable de daños de ningún tipo (en particular daños por lucro cesante) en caso de cancelación de una licitación, incluso si HI ha sido advertida de la posibilidad de daños.

10.         Adjudicación del contrato

El contrato se adjudicará a la oferta que ofrezca la mejor relación calidad/precio/entrega de acuerdo con las necesidades definidas en la convocatoria.

HI evaluará las ofertas en términos del costo total de adquisición.

HI dará preferencia a las ofertas de los proveedores que se comprometan a una tarifa fija durante toda la duración del contrato.

En virtud de este documento, HI posee la propiedad de todas las ofertas recibidas como parte de este procedimiento de licitación. En consecuencia, no se devolverán las ofertas a los ofertantes.

Anexo 1