Plataforma integrada que permita centralizar la gestión administrativa, financiera y contable de la organización Red ITC

Especificaciones técnicas mínimas

Red ITC requiere una plataforma integrada que permita centralizar la gestión administrativa, financiera y contable de la organización, incluyendo el control de proyectos, centros de costos, presupuestos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, donantes, proveedores y reportes financieros, con capacidades de implementación, configuración, capacitación y acompañamiento inicial a usuarios.

1. Tipo de solución requerida

Provisión e implementación de una plataforma informática para gestión financiera y administrativa que permita:

• Registro y control de operaciones contables.
• Gestión presupuestaria.
• Control por proyectos.
• Control por centros de costos.
• Gestión de proveedores.
• Gestión de donantes y financiadores.
• Gestión de cuentas por pagar.
• Gestión de cuentas por cobrar.
• Generación de reportes financieros.
• Exportación de información a Excel.
• Administración de usuarios y niveles de acceso. 

2. Funcionalidades contables y financieras

La solución deberá permitir como mínimo:

• Catálogo de cuentas.
• Registro de partidas contables.
• Libro diario.
• Libro mayor.
• Balance de comprobación.
• Conciliaciones bancarias.
• Registro de ingresos y gastos.
• Control presupuestario.
• Comparación entre presupuesto y ejecución.
• Cierres contables mensuales y anuales. 

3. Gestión por dimensiones

La plataforma deberá permitir clasificar operaciones al menos mediante:

• Proyectos.
• Centros de costos.
• Ubicaciones.
• Departamentos.
• Socios de negocio.

Las dimensiones deben poder utilizarse de forma individual o combinada. 

4. Reportes requeridos

Como mínimo deberá generar:

• Balance general.
• Estado de situación financiera.
• Estado de resultados.
• Estado de resultados por proyecto.
• Estado de resultados por centro de costos.
• Estado de resultados por ubicación.
• Estado comparativo contra presupuesto.
• Flujo de efectivo.
• Auxiliares contables.
• Reportes de ejecución presupuestaria.
• Reportes de disponibilidad presupuestaria. 

5. Gestión de proveedores y cuentas por pagar

La solución deberá incluir:

• Registro de proveedores.
• Gestión de documentos de compra.
• Cuentas por pagar.
• Anticipos.
• Aplicación de pagos.
• Antigüedad de saldos.
• Estados de cuenta.
• Asociación de gastos a proyectos y centros de costos. 

6. Gestión de donantes, clientes y cuentas por cobrar

La solución deberá permitir:

• Registro de donantes y financiadores.
• Registro de desembolsos.
• Programación de desembolsos.
• Registro de donaciones.
• Cuentas por cobrar.
• Aplicación de pagos.
• Estados de cuenta.
• Asociación de ingresos a proyectos y centros de costos. 

7. Servicios de implementación requeridos

El proveedor deberá incluir:

Levantamiento y parametrización

• Diagnóstico inicial.
• Revisión de procesos.
• Parametrización de la organización.
• Configuración de usuarios y permisos.
• Configuración de proyectos y centros de costos. 

Migración de datos

• Importación inicial de:
  • catálogo de cuentas;
  • proveedores;
  • donantes/clientes;
  • proyectos;
  • centros de costos;
  • ubicaciones.  

Pruebas

• Pruebas de funcionamiento.
• Validación de reportes.
• Ajustes de configuración. 

Capacitación

Capacitación a personal administrativo y financiero de Red ITC sobre:

• cuentas por pagar;
• cuentas por cobrar;
• gestión de proyectos;
• ejecución presupuestaria;
• contabilidad y finanzas. 

La propuesta de referencia contempla aproximadamente 30 horas de capacitación. 

Puesta en marcha

• Acompañamiento inicial.
• Soporte durante el arranque.
• Validación de registros y reportes iniciales. 

8. Modalidad de prestación

Se aceptarán propuestas bajo cualquiera de las siguientes modalidades:

Opción A

Solución alojada en infraestructura de servidores del cliente.

Opción B

Solución tipo Cloud (SaaS) administrada por el proveedor. 

9. Soporte técnico

El proveedor deberá indicar:

• alcance de soporte;
• horarios de atención;
• canales de soporte;
• tiempos de respuesta;
• período de garantía posterior a implementación.
• exportación completa de información al finalizar el servicio;
• seguridad y acceso a la base de datos.

10. Tiempo de entrega de oferta

Las propuestas técnicas y/o económicas deben presentarse al correo adquisicioneshn@crs.org con copia a marina.rosales@crs.org a más tardar el día 23 de septiembre de 2026 a las 11.59pm, las consultas relacionadas a la consultoría se recibirán a más tardar el 16 de septiembre del 2026 a los correos antes mencionado.